Wat is een gewaarmerkt document of een gewaarmerkte kopie?
Een waarmerk is een teken van echtheid of geldigheid van een document. Dit kan een waarmerk op papier zijn of een digitaal waarmerk. Het waarmerk op een kopie van het origineel geeft aan dat de inhoud van de kopie hetzelfde is als het origineel.
Gewaarmerkt papieren document
Dit is het originele papieren document met een waarmerkstempel (inktstempel) en een handtekening of paraaf (bijvoorbeeld een diploma met een waarmerk van de opleidingsinstantie) of een papieren kopie van het originele document met een waarmerk. De waarmerk op de kopie moet zijn gezet door een instantie of organisatie die dat mag doen.
Een gewaarmerkte papieren document kan nooit digitaal worden aangeleverd. Het waarmerk verliest dan waarden.
Digitaal gewaarmerkt
Heeft u een digitaal document met een numerieke code of QR-code (echtheidscode), dan spreken we van een digitaal gewaarmerkt document. Ook wel digitale verificatie genoemd. De code op het document moet altijd zijn afgegeven door de instantie die ook het document heeft uitgegeven. Met de code moet de echtheid van het digitale document te controleren zijn bij de instantie of organisatie of opleiding die het document heet uitgegeven.
Let op! Andere vormen van digitale verificatie dan hier boven beschreven, worden bij het BIG register niet geaccepteerd.
Ook belangrijk: sommige digitale verificatie verliezen hun waarden als ze worden uitgeprint. Stuur dit soort documenten altijd digitaal.
Door wie mag ik een kopie van een document laten waarmerken?
Dit kan per document verschillen. De instelling die het oorspronkelijke originele document (bijvoorbeeld uw CCPS) heeft uitgeven mag ook de kopie waarmerken. Dit moet met een origineel waarmerkstempel (inktstempel) en eventueel een handtekening of paraaf van de instelling. Een kopie kan daarnaast ook worden gewaarmerkt door een erkende notaris die in een EER-lidstaat is gevestigd. Bij documenten van landen buiten Europa kan alleen een in Nederland gevestigde notaris dit doen.